La gestion de projet est une activité qui peut s’avérer aussi répétitive que chronophage. En effet, elle est souvent suivie par une conduite de projet, d’ingénierie de projet, ou encore de management de projet, constituant un bloc commun. Tout cela demande du temps et une organisation qui, si elle est nécessaire, est très loin d’être facile. Et ces tâches se répètent pour chaque projet. Or cette même répétition est une base pour créer un logiciel qui peut prendre en charge ces différents aspects. En effet, il n’y a rien d’aussi efficace qu’un logiciel pour s’occuper de tâches répétitives.
Le logiciel de gestion de projet
L’objectif du logiciel gestion de projet est de grandement faciliter la gestion des projets d’une entreprise. En effet, il automatise les tâches répétitives comme la sauvegarde par exemple. Cela permet notamment de ne pas perdre le travail déjà accompli. De plus, il permet à une équipe de travailler plus efficacement en mettant en commun les différents éléments d’un même projet. Or, il existe de très nombreux logiciels de gestion de projet.
Ces variantes vous permettent de sélectionner le logiciel qui convient le mieux à votre entreprise ainsi qu’à votre situation. On peut donc s’intéresser plus en détail à certains de ces logiciels et constater les avantages, ainsi que leurs inconvénients.
Quelques logiciels de gestion de projet et leur fonctionnement
Les logiciels de gestion sont nombreux et leur efficacité varie évidemment de l’un à l’autre.
Favro
L’objectif de ce logiciel est de permettre à une équipe de collaborer en temps réel dans le but d’anticiper les prochaines étapes qui les attendent, mais aussi de partager des idées. Ces dernières sont sauvegardées et on peut les réutiliser, ou les supprimer, tout au long du projet.
Ce logiciel est capable de s’adapter à tous les types de projets, qu’importe sa taille ou ses besoins. Cette polyvalence est d’autant plus notable par sa capacité à être modulable en intégrant des fonctionnalités selon les besoins. Favro peut également proposer des rapports complets ainsi que les fonctions SCRUM et Kanban.
Pour rappel, la fonction SCRUM correspond à une méthode agile consacrée à la gestion de projet dont le but est d’améliorer la productivité des équipes qui l’utilisent. Le produit issu du projet profite par ailleurs d’améliorations progressives grâce à des retours constants du marché. Cela permet le plus souvent de proposer un produit abouti qui ne nécessite pas de retouches trop importantes.
Quant à la fonction Kanban, elle repose sur un système à flux tirés qui prend place dès l’instant où le client prend une commande. Ce système est donc conçu pour ne produire qu’au moment où une commande est passée, évitant donc un potentiel surstock. Cela peut être perçu comme une économie de moyen contre une perte de temps. Néanmoins, cette fonction est avantageuse lorsque le client est en mesure de commander des produits hautement personnalisés.
Pour revenir sur le logiciel Favro, sa capacité à intégrer de telles fonctions à n’importe quel instant lui permet d’être réactif en cas de problèmes ou en cas de changement de projet. Une adaptabilité qui est très appréciable.
Wrike
Comme tous les logiciels de gestion, le logiciel Wrike a pour but de vous faire gagner un temps considérable. Dans son cas, le logiciel cible cette finalité en poussant chaque membre d’une équipe à se concentrer sur ses responsabilités principales à travers la communication. En effet, c’est avant tout l’aspect humain qui est favorisé par Wrike, un aspect fondamental dans la gestion d’un projet.
Cette collaboration permanente et en temps réel est accompagnée de nombreux tableaux et rapports qui fournissent toutes les données nécessaires au bon suivi d’un projet. Ce suivi vise également les membres dont la progression peut être observée afin de détecter un potentiel problème au sujet d’une tâche qui s’avère plus problématique que prévu initialement.
FreedCamp
Son principe est relativement proche de celui de Wrike : la communication. Cet outil de gestion est une version gratuite de l’outil BaseCamp, dont il reprend la plupart des fonctionnalités. Bien que la communication s’avère importante pour ce logiciel, il s’agit avant tout de l’aspect gestion qui est mis en avant. En effet, l’objectif ici est de gérer les différentes équipes en leur assignant des tâches bien précises.
Cette assignation s’accompagne de la possibilité d’effectuer des commentaires ainsi que d’un calendrier afin de garder un œil sur les différentes échéances, ainsi que sur les étapes du projet. Le logiciel propose de plus une gestion de document partagé, que chacun peut consulter ou téléverser selon ses besoins. Comme vous pouvez le deviner, ce logiciel est avant tout intéressant pour la gestion de multiples équipes pour de multiples projets, plutôt que de se concentrer en détail sur un seul projet.
Monday.com
Monday.com vous met au défi d’aimer ce que personne d’autre n’aime : le lundi. Blague à part, ce logiciel se montre non seulement intuitif, mais aussi performant avec une profondeur d’utilisation qui vous permet de gérer presque n’importe quel projet. Ce qui signifie que ce logiciel est parfaitement capable d’intégrer plusieurs fonctionnalités en son sein, de même que gérer les équipes, tant sur l’assignation de tâches que de les diriger vers un projet prioritaire.
Ce logiciel est notamment très intéressant par sa faculté à centraliser de nombreux usages, outils, documents et fonctionnalités en un seul point. Cela signifie qu’il ne vous contrait pas à employer d’autres logiciels afin de répondre à certaines lacunes. Son immense polyvalence fait de lui le logiciel par défaut pour de nombreuses entreprises, si ce n’est le logiciel définitif.
Monday.com n’est cependant pas un logiciel gratuit, mais il propose tout de même un essai de deux semaines pour quiconque souhaite l’expérimenter.
Teamwork
Sans grande surprise, et comme son nom l’indique, Teamwork se concentre sur la gestion des équipes sur différents projets. Cette gestion du personnel est tellement poussée qu’elle permet d’intégrer aussi bien vos employés, des indépendants ou encore des partenaires extérieurs pour atteindre un seul et même objectif.
Teamwork est donc idéal pour les chefs de projet qui souhaitent gérer au mieux leurs équipes ainsi que les différents documents partagés. Ce logiciel sauvegarde les discussions et les différents contacts, ce qui vous permet de conserver des informations importantes pour des projets ultérieurs. Bien entendu, un tel logiciel dispose également d’un calendrier afin de pouvoir organiser au mieux les différentes phases d’un projet.
Wimi
Logiciel français et gratuit depuis 2010, Wimi propose une interface intuitive et intègre la fonctionnalité Kanban, déjà décrite précédemment. À l’instar de la plupart des logiciels de gestion, Wimi gère les discussions entre les membres d’une équipe ainsi que les appels vidéo, le tout afin de favoriser la communication dans sa globalité.
Wimi s’adresse surtout à la gestion d’un projet bien précis pour une équipe bien définie. Étant donné son aspect gratuit, il peut s’agir d’un bon logiciel de gestion à essayer pour la réalisation de son premier projet, notamment en s’appuyant sur la fonctionnalité Kanban.
HubSpot
Cet outil de gestion en ligne propose à la fois une gestion précise et constante de votre équipe, mais aussi une intégration d’outils de marketing. Les tâches entrent autant dans le domaine du privé comme du public. Ainsi, seules les activités pertinentes peuvent être rendues publiques tout en gardant en privé tout ce qui n’est pas utile dans l’immédiat.
Comme certains logiciels de gestion, un calendrier est intégré à HubSpot, de même qu’un système de deadline afin de faciliter l’organisation des équipes. Il est également possible de personnaliser à la fois les couleurs des équipes comme de leur membre. Il s’agit peut-être d’un détail, mais cela offre une visibilité bien meilleure sur l’ensemble des tâches et des activités en cours ou terminées.
Néanmoins, il est regrettable de noter que HubSpot ne propose pas un aperçu visuel du flux de travail comme le fait monday.com.
Todoist
Un logiciel de gestion somme toute standard, Todoist permet une gestion simplifiée des tâches comme des projets et des équipes. Il est intuitif et donc facile d’utilisation. Todoist offre de plus la possibilité de transmettre des documents ainsi que de faire des commentaires. Il est tout de même intéressant de noter que la particularité de ce logiciel est le fait qu’il offre la possibilité de suivre les tâches fixées grâce à une montre connectée.
Trello
Un classique parmi les logiciels de gestion de projet gratuit, Trello est surtout reconnu grâce à son système de fonctionnement. Ce dernier s’appuie sur un système de carte à disposer sur un tableau, formant ainsi des colonnes selon les tâches en attente. Ces tâches peuvent être classées selon leur importance et leur urgence. Cette procédure s’inscrit dans le fonctionnement Kanban.
Son utilisation simple fait de ce logiciel gratuit l’un des premiers à essayer en matière de gestion de projet. En effet, il se révèle agréable à prendre en main, et est particulièrement apprécié lorsqu’il s’agit de se lancer dans la gestion pour quelqu’un d’inexpérimenté.
Ainsi, vous avez quelques exemples de logiciels de gestion que vous pouvez utiliser pour mieux gérer vos projets. N’hésitez pas à débuter avec un logiciel de gestion gratuit avant de passer à un logiciel payant, parfois plus complet.